Kurz gesagt: Kurz gesagt: Für einen Versand durch die Aufnahmestation muss geklärt sein, an welche WhatsApp-Nummer die Aufnahme gehen soll und ob der Gast diesen Versand wünscht. Beim QR-Code-Download ruft der Gast seine Aufnahme selbst ab; eine Telefonnummer ist dafür nicht als Zustelladresse nötig. Wie Gäste ihre Videos bei 360 VideoBox erhalten und ob ein WhatsApp-Versand möglich ist, wird vorab vereinbart.

Welchen WhatsApp-Versand möchtest du anbieten?

Unterscheide zwischen dem Versand durch das vereinbarte Ausgabesystem und dem privaten Weiterteilen: Erhält ein Gast seine Aufnahme zunächst auf dem eigenen Smartphone, kann er sie selbst über WhatsApp verschicken. Das ist ein anderer Ablauf als eine Zustellung durch die Eventstation an eine eingegebene Telefonnummer.

Bei der 360°-Videobox stehen Gäste auf einer Plattform, während ein Kameraarm um sie herumfährt und ein kurzes Video aufnimmt. Auch wenn häufig von einer WhatsApp-Fotobox die Rede ist, geht es hier also um bewegte Aufnahmen. Lass dir im Angebot bestätigen, welcher Ausgabeweg vorgesehen ist und ob dabei eine Datei oder ein Abruflink übermittelt werden soll.

Empfänger eingeben und vor dem Versand prüfen

Falls ein Versand an eine WhatsApp-Nummer vereinbart wird, sollte der Gast seine eigene Nummer bewusst angeben und vor dem Absenden kontrollieren können. Achte bei der Planung auf eine verständliche Eingabe einschließlich Ländervorwahl. Eine falsche Ziffer kann dazu führen, dass die Aufnahme nicht den gewünschten Empfänger erreicht.

Besprich außerdem, wie Aufnahme und Empfänger einander zugeordnet werden. Sinnvoll ist eine Kontrolle der ausgewählten Aufnahme vor der Versandfreigabe. Telefonnummern sollten am Eingabegerät nicht für nachfolgende Gäste sichtbar bleiben; kläre, wie dies im vorgesehenen Ablauf umgesetzt wird.

Einwilligung und Telefonnummern bewusst behandeln

Plane den Versand als freiwillige Entscheidung. Vor der Eingabe sollte verständlich erklärt werden, wer die Telefonnummer verarbeitet, wofür sie verwendet wird und welche Dienste am Versand beteiligt sind. Kläre mit dem Anbieter, wie die Einwilligung eingeholt und gegebenenfalls dokumentiert werden soll.

Vereinbare auch, ob Telefonnummern gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und wann sie gelöscht werden sollen. Die Zustimmung zur gewünschten Zustellung solltest du nicht als Erlaubnis für spätere Werbenachrichten behandeln. Bei Gruppenaufnahmen empfiehlt es sich außerdem, das Weitergeben mit den anderen abgebildeten Personen abzustimmen.

Der Unterschied zum QR-Code-Download

Beim QR-Code-Abruf steht nicht die Zustellung an eine eingegebene Nummer im Mittelpunkt: Der Gast öffnet den bereitgestellten Zugang mit seinem Smartphone. Für diesen Abruf muss er seine Telefonnummer nicht als Versandadresse hinterlassen. Das bedeutet allerdings nicht automatisch, dass dabei keinerlei personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Wenn du möglichst wenig Empfängerdaten erfassen möchtest, sprich einen passenden Abrufweg an. Möchtest du eine gezielte WhatsApp-Zustellung, gehören Empfängerprüfung und Datenumgang ausdrücklich zur Planung. Ob einer oder mehrere Ausgabewege möglich sind, solltest du bestätigen lassen.

Was du für dein Event vorab klären solltest

Frag bei 360 VideoBox / DIMAS Technologies GmbH mit Sitz in Wien gezielt nach dem gewünschten Versandweg, der nötigen Verbindung vor Ort und einer Alternative, falls Gäste WhatsApp nicht nutzen möchten. Einsätze in Österreich sind auf Anfrage möglich.

Betreuung durch Personal erfolgt nach Vereinbarung. Halte deshalb auch fest, wer bei Eingabefehlern hilft und Datenschutzfragen beantwortet. Preis, Einsatzdauer und Verfügbarkeit werden individuell im Angebot geklärt – ebenso Transport sowie Auf- und Abbau.

Dein Event: Preis, Verfügbarkeit, Betreuung sowie Auf- und Abbau klären wir individuell. Event anfragen