360 Videospinner für Firmen- und Kundenevents mieten

Den Videospinner passend zum Veranstaltungsablauf einplanen

Bei der 360°-Videobox stehen Gäste auf einer Plattform. Ein Arm mit Kamera, meist einem Smartphone, dreht sich um sie und nimmt ein kurzes Rundum-Video auf. Für deine Planung ist deshalb wichtig, wann die Gäste tatsächlich Gelegenheit zum Mitmachen haben.

Bei einer Mitarbeiterveranstaltung kannst du dafür eine offene Phase abseits von Ansprachen oder Präsentationen vorsehen. Bei einem Kundenevent sollte der Betrieb persönliche Gespräche und Programmpunkte ergänzen, statt mit ihnen zu konkurrieren. Halte im Ablaufplan fest, wann die Station genutzt werden soll und wann eine Unterbrechung vorgesehen ist.

Unternehmen, Agentur und Location gemeinsam briefen

Bestimme eine zentrale Ansprechperson, die Rückfragen zwischen Unternehmen, Eventagentur, Location und Anbieter bündelt. Kläre intern, wer das Angebot freigeben darf, wer die Gestaltung beurteilt und wer am Veranstaltungstag Änderungen im Ablauf entscheidet. So vermeidest du widersprüchliche Vorgaben.

Gib bei der Anfrage Veranstaltungsort, Datum, gewünschte Einsatzzeiten, erwartete Gästezahl und den geplanten Programmraster an. Ergänze Vorgaben der Location zu Anlieferung und Aufbau sowie deine Anforderungen an die Betreuung. Gästezahl, Platzbedarf und Einsatzdauer werden individuell im Angebot abgestimmt; leite aus einer allgemeinen Produktbeschreibung keine feste Kapazität ab.

Prüfe vor der Beauftragung auch, auf welches Unternehmen das Angebot ausgestellt werden soll und ob eure Einkaufsabteilung eine Bestellreferenz oder weitere Unterlagen benötigt.

Betreuten Betrieb ausdrücklich vereinbaren

Wenn du einen betreuten Einsatz möchtest, lass den Personalumfang und die vorgesehenen Aufgaben im Angebot festhalten. Besprich etwa, wer Gäste einweist, den Aufnahmebetrieb begleitet und bei organisatorischen Rückfragen ansprechbar ist. Betreuung gehört zum beschriebenen VideoBox-Angebot; die Aufgaben und Zeiten werden konkret vereinbart.

Kläre Transport, Auf- und Abbau zusammen mit den Zugangszeiten der Location. Für den Veranstaltungstag empfiehlt sich eine kurze Abstimmung zwischen Betreuung und Eventleitung: Wer gibt den Start frei, wer meldet Programmverschiebungen und wie werden Betriebspausen kommuniziert? Hinterlege diese Zuständigkeiten im gemeinsamen Ablaufplan.

Branding und Videoübergabe vorab freigeben

Branding beziehungsweise Logoeinblendung und ein LED-Hintergrund sind Optionen auf Anfrage. Wenn du eine Gestaltung im Unternehmensauftritt wünschst, benenne eine zuständige Person für die Freigabe und stimme mit der Agentur ab, welche Vorgaben an den Anbieter gehen. Lass die gewünschten Optionen im Angebot konkret aufführen.

Deine Gäste können ihre Videos per WhatsApp erhalten; den Ablauf stimmen wir vorab ab. Kläre dabei auch, welche Informationen die Gäste vor Ort brauchen. Falls dein Unternehmen Aufnahmen später intern oder öffentlich verwenden möchte, solltest du die dafür erforderlichen Einwilligungen und Nutzungsrechte gesondert prüfen.

Firmenfeier mit betreutem Aufnahmebereich

Die 100-cm-Plattform bietet Platz für etwa 4 bis 5 Personen gleichzeitig. Betreuung, Video Sharing Station und WhatsApp-Versand gehören zum beschriebenen VideoBox-Angebot. Unser Team übernimmt Transport, Aufbau und Abbau; Zeitfenster und Zuständigkeiten werden im Angebot konkret vereinbart.

Für Mitarbeiter- und Kundenevents können Firmenlogo, Rahmen und Kampagnenmotiv vorbereitet werden. Benenne eine Person für die Gestaltungfreigabe und eine für den Ablauf vor Ort. Das Eventvideo ist kein Nachweis für Reichweite, Leads oder Verkaufsergebnisse.